2021年行政辦公室上半年工作總結(jié)

一、工作概述

2021年在公司各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心指導(dǎo)下，在其他部門的熱心支持和大力幫助下，克服疫情防控、部門管理人員更迭等不利因素，準(zhǔn)確識變，科學(xué)應(yīng)變，主動求變。主動梳理工作，增強宣傳報道維度。嚴(yán)把廣告用品審批制作流程，積極協(xié)調(diào)優(yōu)先制作，保證制作時效。準(zhǔn)確及時整理周例會材料，確保公司政策準(zhǔn)確傳達到中層管理人員。一系列舉措的實施和各項工作的開展，讓我們在這個飽經(jīng)風(fēng)雨的年度，堅定了信心，完成了目標(biāo)。

二、工作績效完成情況

（一）績效指標(biāo)實現(xiàn)情況

宣傳報道方面：對大型活動、重要事件進行及時報道，全年報道數(shù)量要求大于200篇，截止到12月31日，年度微信公眾號報道數(shù)量為268篇，年度任務(wù)完成率134%。

報道內(nèi)容涵蓋公司類重大新聞、車間一線動態(tài)、公司文體活動等。在年初疫情防控關(guān)鍵期發(fā)布重要疫情防控信息及公司各單位疫情防控措施，有效堅定了全體人員的抗疫信心。在疫情防控常態(tài)化后，積極展現(xiàn)各單位復(fù)工復(fù)產(chǎn)舉措，以及車間、園區(qū)的嶄新面貌，積極傳遞正能量。在“120大決戰(zhàn)”期間，積極展示各單位熱火朝天、勇于爭先、鼓足干勁沖刺年度目標(biāo)的干事熱情，有效激發(fā)全員工作熱情，為完成年度目標(biāo)貢獻積極力量。

在做好疫情防控常態(tài)化工作的前提下，主動梳理工作，增強宣傳報道維度，從大處著眼，小處著手，報道了一批員工喜聞樂見的優(yōu)秀作品，有效增強了公眾號的關(guān)注度和文章閱讀量。建立宣傳臺賬，以周為時間周期，記錄微信公眾號每日推文一周閱讀量、一周轉(zhuǎn)發(fā)量，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)分析做準(zhǔn)備。微信公眾號關(guān)注用戶數(shù)量從年初的1022人增長到現(xiàn)在的1395人，漲幅36%。公眾號推文常讀用戶從最初的604人，增長到現(xiàn)在的793人，常讀用戶比例達到57%。公眾號推文累計閱讀人數(shù)103208次，平均每篇推文閱讀量為385次，較之前有大幅增加。

組建了建材集團通訊員隊伍。年初制定建材集團通訊員管理制度，溝通各單位成立了通訊員隊伍。通訊員由各事業(yè)部、公司綜合辦/生產(chǎn)安全部人員兼職擔(dān)任，現(xiàn)有成員費縣水泥1人，工業(yè)園1人，新材料公司2人。成立之初，受疫情影響未能面對面進行交流，建立微信群，通過在群內(nèi)交流分享素材收集、資料整理、優(yōu)秀公眾號文章學(xué)習(xí)等一系列措施，提升自身技能水平。6月30日，組織召開優(yōu)秀通訊員表彰會議，對上半年通訊員工作進行總結(jié)，評選出一名優(yōu)秀通訊員并頒發(fā)了榮譽證書和獎品。同時，利用難得的面對面交流機會，大家暢所欲言、頭腦風(fēng)暴，對工作過程中遇到的困難、好的方法思路、下一步計劃打算，進行了充分交流和分享，也明確了下一步工作開展舉措。在疫情防控常態(tài)化和“120大決戰(zhàn)”期間，各單位充分挖掘干事創(chuàng)業(yè)的火熱場景和人員奮勇爭先、拼搏目標(biāo)的澎湃勁頭，營造了良好的決戰(zhàn)氛圍，為完成年度目標(biāo)任務(wù)奠定良好輿論基礎(chǔ)。

宣傳用品管理方面：嚴(yán)把廣告用品審批制作流程，積極協(xié)調(diào)優(yōu)先制作，保證制作時效。疫情防控期間，積極對接聯(lián)系合作廣告公司，克服交通封堵、人員原材料短缺等不利因素，加班加點制作疫情防控條幅和宣傳展板，有利的保障了疫情防控工作的全面開展。在疫情趨于常態(tài)化，公司各單位生產(chǎn)運營穩(wěn)定向好的情況下，對費縣水泥事業(yè)部、安全環(huán)保部、營銷中心、輝泰礦山事業(yè)部等部門提出的制作需求，積極協(xié)調(diào)溝通，盡快確定制作內(nèi)容進行制作，協(xié)調(diào)廣告公司到廠進行安裝，圓滿的完成了多次臨檢前標(biāo)識牌搶修搶建工作，保障了迎檢工作的順利開展。

員工活動組織及豐富員工福利方面：年初受到疫情影響，常規(guī)活動暫未組織，疫情防控常態(tài)化后，4月份清明節(jié)，組織費縣部分代表進行哀悼活動，五一勞動節(jié)期間展現(xiàn)各崗位勞動場景，制作祝福視頻，反響強烈。同時，在5月份舉辦員工籃球賽，增強各單位員工體魄，提振各單位工作熱情。進入7月份，協(xié)助后勤管理部工作組織伏羊節(jié)活動、夏日團建系列活動及廠慶活動，氣氛熱烈，正能量滿滿，有效凝聚團隊力量。9月份，組織“攜手未來，我與沂州共成長”主題征文活動，得到各單位員工的踴躍參加。進入秋季，篩選公司一年四季優(yōu)秀景色照片，制作點亮沂州四季推文活動。進入年度，一年一度的元旦晚會籌備拉開序幕，雖然歷經(jīng)挫折，晚會還是圓滿完成，在不平凡的年份，展現(xiàn)了沂州人不平凡的業(yè)績。除此以外，協(xié)助做好重要節(jié)假日員工福利發(fā)放工作。包括春節(jié)福利、三八福利、端午福利、高考獎學(xué)金、中秋福利積極與集團總部董辦對接，圓滿完成分發(fā)任務(wù)，提高員工幸福指數(shù)。在6月、7月、8月，通過滴滴出行優(yōu)惠券、電信、聯(lián)通優(yōu)惠電話卡，豐富員工并福利項目，提升員工幸福感、歸屬感。

業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)方面：三月份學(xué)習(xí)《行政辦公管理實用必備全書》，摘錄其中與工作相關(guān)的十八個章節(jié)知識點進行學(xué)習(xí)，九月份組織學(xué)習(xí)商務(wù)禮儀基礎(chǔ)知識，十一月份組織學(xué)習(xí)公文寫作培訓(xùn)，建立學(xué)習(xí)跟蹤表，從學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)心得、對現(xiàn)有工作的應(yīng)用三個主要方面進行記錄，學(xué)習(xí)后對行政管理有了系統(tǒng)認(rèn)識，受益良多。

優(yōu)化服務(wù)接待流程方面：6月份外出至費縣光大環(huán)保能源有限公司學(xué)習(xí)參觀行政管理工作，重點對其會議籌備進行了跟進學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)結(jié)束后，整理了學(xué)習(xí)記錄，結(jié)合自身實際，吸收借鑒其優(yōu)秀經(jīng)驗。11月份，會同后勤管理部一起至新時代藥業(yè)進行參觀學(xué)習(xí)，了解其接待、活動組織情況，通過對比找差距，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗后期實踐提升。

行政事務(wù)及行政制度完善方面：1月對建材集團現(xiàn)有行政類管理制度進行梳理。1月完成新制度擬定工作（《建材集團空調(diào)管理制度》、《建材集團辦公電腦管理制度》）。6月對行政類管理制度進行補充完善，更好指導(dǎo)實際工作。2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢；2021年4月15日下發(fā)關(guān)于集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。

日常工作方面：提高會議紀(jì)要整理的效率及質(zhì)量，無特殊情況在當(dāng)天完成整理、審核、下發(fā)工作。全年累計整理下發(fā)會議紀(jì)要及跟蹤事項35次，有效的將會議精神傳到至各單位管理層。借助檔案整理契機，對留存的各類歷史合同進行整理，對過期合同進行編號存檔，對仍在合同期限內(nèi)的各類合同掃描電子版進行存檔，便于及時查找。公司沿街樓房屋租賃戶日常電費收繳，對五月份和十月份到期的租戶，溝通后續(xù)簽合同。做好招待用酒水的日常盤點記錄，對庫存不足酒水及時上報建議補充庫存，及時記錄領(lǐng)用明細，全年累計登記各類酒水領(lǐng)用記錄129人次，確保賬物百分百相符。

（二）工作總結(jié)與反思

1、績效亮點與經(jīng)驗

成立通訊員隊伍，建立宣傳臺賬，增強宣傳報道維度，有效提升公眾號的關(guān)注度和文章閱讀量。最大閱讀量為5月16日報道的《山東省應(yīng)急廳到費縣沂州水泥有限公司開展安全生產(chǎn)集中整治工作專項檢查》，累計閱讀量突破歷史記錄，達到3241人次。成績的取得來源于幾個方面：一是題材點的重要程度。省政府部門到公司檢查，公司領(lǐng)導(dǎo)重視，市縣政府部門重視，對公司的影響程度大。二是宣傳推廣積極性的調(diào)度。文章發(fā)表后，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，帶頭在管理人員微信群內(nèi)積極調(diào)度轉(zhuǎn)發(fā)，各單位積極響應(yīng)，迅速形成燎原之勢，實現(xiàn)了全員轉(zhuǎn)發(fā)、全員宣傳的氛圍，有效擴大了宣傳層面。文章閱讀量突破歷史記錄后，嘗到了調(diào)度轉(zhuǎn)發(fā)的甜頭，在每次推文發(fā)送后，溝通文章相關(guān)部門管理人員調(diào)度本部門人員閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、點贊，帶動了全員對公眾號的關(guān)注度，微信公眾號關(guān)注用戶數(shù)量從年初的1022人增長到現(xiàn)在的1395人，漲幅36%。公眾號推文常讀用戶從最初的604人，增長到現(xiàn)在的793人，常讀用戶比例達到57%。

2、工作失誤與教訓(xùn)

2.1 微信公眾號推文內(nèi)容吸收借鑒要有尺度，發(fā)送流程要提前驗證。5月14日微信公眾號號發(fā)送錯誤，導(dǎo)致無法修改只能全篇刪除。反思原因在于：一是文章吸收借鑒過多，未進行查重檢測。當(dāng)時正值籃球賽活動期間，策劃進行初賽、半決賽、決賽三場報道，提前準(zhǔn)備素材，通過查找網(wǎng)絡(luò)素材后進行借鑒修改，未及時發(fā)現(xiàn)原文章有原創(chuàng)標(biāo)識，同時對內(nèi)容修改不足，抄襲現(xiàn)象嚴(yán)重。二是發(fā)送流程審核把關(guān)不嚴(yán)。正值當(dāng)天調(diào)休，在當(dāng)天舉行完半決賽后由辦公室同事挑選照片后進行文章編輯，文章預(yù)覽未發(fā)現(xiàn)異常，在驗證發(fā)送環(huán)節(jié)有非常規(guī)發(fā)送提示，同事對流程不熟悉，未識別出異常進而造成了本次錯誤。通過本次失誤需要重點加強對文章內(nèi)容的審核把控，吸收借鑒要有尺度，加強原創(chuàng)文字的整理。同時，對因特殊情況需要交接的工作，需要提前梳理各項流程，以防對工作不熟悉造成失誤。再就是，常規(guī)工作，辦公室人員需要輪崗交叉學(xué)習(xí)，確保常規(guī)基本工作全員掌握，防止因?qū)Ｂ氊?fù)責(zé)人員不在崗，工作就裹足不前。

2.2 檔案管理工作提升：

2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢；

檔案管理規(guī)范化提升：2021年4月15日下發(fā)關(guān)于集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。問題整改要求如下：

建材集團檔案室需要整改的問題共6項，整改要求為：

（1）采購中心標(biāo)書重新整理、存檔、建立檔案目錄；

（2）財務(wù)部將空白檔案盒、空白單據(jù)移出檔案室；

（3）人資部將堆放檔案整理、存檔、建立檔案目錄；

（4）行政辦公室負(fù)責(zé)施工圖紙整理、存檔、建立檔案目錄；

（5）行政辦公室協(xié)同相關(guān)部門根據(jù)具體情況處理相關(guān)堆放的文件；

（6）各單位建立電子檔文件存檔，同時將電子檔文件及目錄備份移交行政辦公室備案；）。

設(shè)備管理部檔案室需要整改的問題共7項，整改要求為：

（1）配備滅火器、老鼠夾、樟腦球；

（2）檔案目錄要細化，保障能快速、準(zhǔn)確找到資料；

（3）檔案室箱子里的檔案要落實清楚是否是多余備份，多余備份的材料要在箱子外面貼好目錄，規(guī)整擺放；如果是其他材料，要整理好存放檔案柜；備份的的材料也要有總目錄，備不時之需。

（4）把與檔案無關(guān)的雜物從檔案室移出；

（5）根據(jù)檔案目錄，把檔案補充完整；

（6）建立圖紙電子檔案；7、規(guī)范檔案管理，建立檔案借閱登記表、專人負(fù)責(zé)檔案管理工作；）

通過檔案檢查、自檢，逐步對之前不規(guī)范檔案進行整理。

三、2021年工作計劃

（一）當(dāng)前管理存在問題及提升措施

工作效率有待進一步提高。辦公室工作的特點是綜合、瑣碎，但又不可或缺。辦公制度尚需進一步完善，團隊的做事方式和方法，還需要不斷磨合提升，在分工和協(xié)作中，進一步提高工作效率。提升措施：管理人員以身作則，帶頭示范，沖鋒在前，靠前指揮，工作重安排更要重落實。定期或者不定期召開部門人員民主生活會，開展批評和自我批評，總結(jié)復(fù)盤，查找一定時期內(nèi)的工作不足。

工作細致度有待進一步提升。辦公室的工作事無巨細，在一些日常事務(wù)工作中，由于工作疏忽，細節(jié)方面容易出現(xiàn)各種紕漏，因此要嚴(yán)把細致關(guān)，進一步提升工作細致度。提升措施：進行模塊化管理，制定各類常規(guī)事項工作預(yù)案，盡可能細化、注重操作性、實用性、充分預(yù)估各種急難險重因素。

管理水平有待進一步提升。辦公室管理水平離集團的嚴(yán)格高效要求還有一定差距。辦公室內(nèi)部管理尚不夠明確細致，一些管理制度沒有很好的落實執(zhí)行，同時缺乏制度執(zhí)行的監(jiān)督機制，因此辦公室的科學(xué)化管理水平有待進一步提升。提升措施：梳理常用工作事項制度執(zhí)行條例，熟讀熟記，避免事到臨頭不知所措或罔顧制度及現(xiàn)查制度的情況發(fā)生。對辦公室人員職責(zé)界定清晰，在寬崗的基礎(chǔ)上實行窄崗，實現(xiàn)人員一專多能，互相補位。

（二）工作執(zhí)行計劃

1、優(yōu)化行政管理職能。根據(jù)部門職責(zé)及崗位編制，重新修訂崗位職責(zé)。完成行政管理待修訂制度識別，擬定修訂方案，并進行制度下發(fā)，根據(jù)制度運行評估情況，再次修訂頒布。根據(jù)重新設(shè)定崗位電腦等級，對現(xiàn)有電腦運行情況進行排查，擬定辦公生產(chǎn)電腦更新?lián)Q代方案，根據(jù)方案考察電腦，完成辦公生產(chǎn)電腦升級，提升人員辦公效率。

2、推進企業(yè)文化建設(shè)。通過對建材集團年度員工活動識別，年度員工活動計劃擬定，在原有活動基礎(chǔ)之上，增加1-2個主題活動，進而豐富員工文體活動。同時，盤點企業(yè)標(biāo)識明細，如文化日歷、電子賀卡、信箋、看板、宣傳欄等，推進形象建設(shè)與集團VI整體設(shè)計。優(yōu)化傳播載體，制定具體短視頻傳播方案并組織實施，通過微信公眾號、抖音等多渠道對企業(yè)文化進行宣貫，定期對員工企業(yè)文化知識熟知情況進行考核，制定員工行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，每月對員工行為進行檢查監(jiān)督，形成記錄，多措并舉，營造踐行企業(yè)文化的良好氛圍。

3、強化宣傳管理。擴大對外宣傳，提高公司品牌影響力，對通訊員進行業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。根據(jù)現(xiàn)有橋體、車體等戶外廣告數(shù)量，新增2-3個高鐵站、高速服務(wù)區(qū)或橋體重要品牌宣傳點，同時，強化輿情管理，每日對相關(guān)自媒體進行輿情跟蹤，形成情況記錄，確保公司正面形象宣傳。

4、提升部門崗位員工業(yè)務(wù)技能水平。組織車隊駕駛員安全教育培訓(xùn)，提升安全駕駛意識。組織行政文員學(xué)習(xí)攝影拍攝培訓(xùn)，達到攝影初級標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足日常宣傳報道要求，同時進行商務(wù)禮儀和公文寫作培訓(xùn)，提升日?；A(chǔ)業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化工作細節(jié)。